Universitaire ombudsfunctie

Landelijk kader voor de invulling van de universitaire ombudsfunctie

Op basis van de eindevaluatie van SoFoKles hebben Universiteiten van Nederland en werknemersorganisaties gezamenlijk gedragen aanbevelingen vastgesteld. Deze zijn vertaald in een landelijk kader voor de invulling van de universitaire ombudsfunctie. De voorkeur is uitgesproken om een zo eenvormig mogelijk systeem voor de ombudsfunctie in te richten. Hierbij blijft wel lokale ruimte nodig voor de inpassing in de bestaande universitaire structuur. Op bestuurlijk niveau is door de Universiteiten van Nederland  benadrukt dat er voldoende ruimte moet zijn voor de uitwerking op universiteiten, bijvoorbeeld wanneer het gaat om de breedte van het werkterrein van de ombudsfunctionaris. Het landelijk kader biedt hiervoor voldoende ruimte.

Eindevaluatie pilot

De landelijke universitaire pilot ombudsfunctie is in de periode mei-juni dit jaar geëvalueerd door SoFoKleS. De resultaten daarvan zijn vastgelegd in een eindrapport. Het rapport kijkt niet alleen naar de ombudsfunctie bij de vier pilot-universiteiten, maar onderzoekt ook de behoeften en wensen van de overige instellingen. Daarbij is gekeken naar een zorgvuldige inbedding van de ombudsfunctie in het systeem van de instellingen, maar ook naar de taken en toegankelijkheid van de ombudsfunctionaris.

Stroomschema klachten/meldingen

Het is van groot belang dat er heldere communicatie is over de rol van de ombudsfunctionaris. Universiteiten hebben een uitgebreide zorg- en hulpstructuur, met verschillende personen en instanties waar medewerkers en studenten terecht kunnen bij ongewenste situaties, denk aan vertrouwenspersonen, (student)psychologen en studiedecanen. Heldere informatievoorziening over waar studenten en medewerkers wanneer terecht kunnen is daarom van belang. Op sectoraal niveau is om deze reden een stroomschema meldingen en klachten gemaakt van waar men terecht kan met een klacht of een melding. In het bijgevoegde stroomschema kan iedere instelling de derde pagina nader invullen met de eigen procedures en kan dit gebruikt worden in de communicatie.

Vervolg

In de CAO Nederlandse Universiteiten 2020 is afgesproken dat alle universiteiten per 1 juli 2021 een ombudsfunctie hebben. De universiteiten richten binnen het landelijk kader de universitaire ombudsfunctie in op de eigen instelling.

De hoofdlijnen voor de inrichting van de ombudsfunctie voor personeel dienen in beginsel in reëel en open overleg besproken te worden in het Lokaal Overleg, tenzij op grond van bestaande lokale afspraken over het voeren van overleg op één overlegtafel de interne medezeggenschap daarvoor is aangewezen. Als er aanvullend ook een ombudsfunctie voor studenten wordt ingericht, wordt dit deel besproken in de Universiteitsraad dan wel de Studentenraad.

Vanuit de Universiteiten van Nederland wordt er een overleg ingericht met de dossierhouders van alle universiteiten om het implementatieproces te begeleiden. Dit overleg met dossierhouders heeft zowel een rol in het uitwisselen van opgedane ervaringen als bij het oplossen van resterende vraagstukken.